Einige der Tipps und Tricks in diesem Blog beschreiben nicht supportet Änderungen. Der Einsatz der in diesem Blog veröffentlichen Artikel geschieht auf eigene Gefahr.

CRM 2011 – Erfahrungsbericht Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, Teil 3

Im ersten und zweiten Teil meiner kleinen Serie bin ich auf die Beantragung und anschließende Einrichtung von Microsoft Dynamics CRM 2011 Online eingegangen.

Im driten und vorläufig letzten Teil möchte ich euch über meine Erfahrungen mit Microsoft Dynamics CRM 2011 Online in der täglichen Arbeit berichten.

Tägliche Nutzung

Ich selbst nutze Microsoft Dynamics CRM 2011 Online nun schon seitdem es für Europa offiziell angeboten wird und habe es nicht bereut, auf diese Plattform umgestiegen zu sein. Es erspart mir nicht nur das Vorhalten und Pflegen der entsprechenden Hardwareinfrastuktur und das konfigurieren der Firewall, auch die tägliche Arbgeit ist völlig unkompliziert und ich merke nicht mehr, das ich gar nicht auf einem Server nebenan im Serverraum arbeite sondern über das Internet auf einem Server im Rechenzentrum von Microsoft zugreife. Auch um die tägliche Datensicherung meiner Daten muss ich mir keine Gedanken mehr machen, da dies von Microsoft automatisch erledigt wird.

Leider ist aber auch das Thema der Datensicherung aus meiner Sicht einer der wenigen Schwachpunkte von Microsoft Dynamics CRM 2011 Online. Zwar muss ich mich nicht um die tägliche Datensicherung der aktuellen Daten kümmern, da das ja direkt vom Rechenzentrum gewährleistet wird, aber ich habe keine Möglichkeit, auf einen Stand von vor 3 Wochen zuzugreifen oder diesen gar zurückzuspielen, da mir diese Möglichkeit aktuell von Microsoft nicht angeboten wird. Es gibt Angebote von Drittanbietern, die diese Funktionalität über eine Synchronisierung der Datenbank auf einen lokalen Server beim Kunden oder in der Cloud realisieren.

Auch der Email-Router wird von Microsoft aktuell nicht für Microsoft Dynamics CRM 2011 Online bereitgestellt. Möchte ich also den Email-Router nutzen, muss ich mir lokal oder bei einem anderen Dienstleister einen Email-Router einrichten. Auch hier gibt es Anbieter im Markt, die das dür ihre Kunden anbieten.

Support

Bei Microsoft Dynamics CRM 2011 Online bietet Microsoft den Benutzern einen kostenlosen, deutschsprachigen Telefonsupport. Dieser Support steht sofort mit der Beantragung der Testversion zur Verfügung, also nicht erst, wenn das Abo tatsächlich abgeschlossen wurde. Es ist zwar gerade während des Testzeitraums manchmal etwas schwierig, die Supportmitarbeiter zu überzeugen, dass es sich wirklich um einen kostenlosten Support handelt und das sie diesen auch während der Testphase zu leisten haben, aber im Endeffekt ist mir dann immer weiter geholfen worden.

Neben den kostenlosen Telefonsupport von Microsoft gibt es noch eine ganze Reihe von weiteren Hilfsmitteln, die ein Benutzer von Microsoft Dynamics CRM 2011 online nutzen kann. Diese sind in der Regel nicht auf die Online Nutzung beschränkt sondern kümmern sich generell um das Thema Microsoft Dynamics CRM.

Direkt innerhalb des CRM Systems gibt es das Ressourcencenter, in dem jeder Benutzer unkompliziert auf eine spezielle Webseite von Microsoft zugreifen kann. Mittlerweile ist diese Seite auch fast komplett in Deutsch gehalten, so dass auch Benutzer damit zurechtkommen, die etwas Probleme mit der englischen Sprache haben. Diese Seite verweist auf sehr viele nützliche Quellen Rund um das Thema Microsoft Dynamics CRM 2011 und bietet direkte Links zu vielen interessanten Artikeln.

Neben diesem direkten Zugang gibt es noch eine ganze Reihe von weiteren Foren, die sich mit dem Thema Microsoft Dynamics CRM beschäftigen.

Anbei eine kleine Auflistung der aus meiner Sicht wichtigsten und bekanntesten Foren (kein Anspruch auf Vollständigkeit)

• Microsoft Dynamics CRM - Deutschsprachiges Forum von Microsoft
• msdynamics.de - Deutschsprachiges Forum
• MSCRM Community - Deutschsprachiges Forum
• CRM - Englischsprachiges Forum von Microsoft
• CRM Deployment - Englischsprachiges Forum von Microsoft
• CRM Develoment - Englischsprachiges Forum von Microsoft

Daneben gibt es sehr viele Blogs in Deutsch und natürlich auch in Englisch, in denen es sehr viele Informationen rund um das Thema Microsoft Dynamics CRM 2011 gibt. Eine Auflistung spare ich mir hier, das würde den Umfang dieses Artikels sprengen.

Fazit

Auch wenn ich mich wiederhole, ich habe den Wechsel zu Microsoft Dynamics CRM 2011 online nicht bereut. Auch meine Kunden, die Microsoft Dynamics CRM 2011 online einsetzten sind mit der Anwendung mehr als zufrieden.

Ich hoffe, ich konnte euch mit dieser kleinen Serien einen kleinen Einblick in die tägliche Arbeit mit Microsoft Dynamics CRM 2011 online vermitteln. Wer auf den Geschmack gekommen ist und sich jetzt gleich einmal eine kostenlose Testversion einrichten möchte, kann einfach den folgenden Link verwenden:

CRM Online testen

CRM 2011 – Erfahrungsbericht Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, Teil 2

Im ersten Teil meiner kleinen Serie habe ich euch von der Beantragung des Testzuganges und den ersten Erfahrungen mit Microsoft Dynamics CRM 2011 berichtet.
Im zweiten Teil möchte ich euch nun von meinen Erfahrungen mit der Installation des Outlook Clients und der Einrichtung in Outlook berichten.

Installation Outlook Client

Der Outlook Client kann am einfachsten über den entsprechenden Button im CRM geladen und installiert werden. Er wid den Benutzern von Microsoft Dynamics CRM im Web Client angezeigt, sofern diese Anzeige nicht durch den Administrator abgeschaltet wurde.

Das Verwenden dieses Buttons bedeutet allerdings, das sich jeder Benutzer die benötigten Daten einzeln aus dem internet lädt. Dies kann bei vielen gleichzeitigen Benutzern oder einer nicht so schnellen Internetverbindung schon einmal zu Problemen führen. In so einem Fall sollte der Administrator die entsprechenden Dateien einmal downloaden und dann den Benutzern zur Verfügung stellen.

Das Ein- und Ausschalten dieser Anzeige geschieht unter dem Menüpunkt Einstellungen/System/Verwaltung/ Systemeinstellungen auf dem Reiter Outlook.

Nachdem die Installation gestartet wurde, muss zuerst ein temporärer Speicherort für die herunterzuladenden Dateien ausgewählt werden.

Anschließend startet dann die Installation der Outlook Clients. Nachdem dem Lizenzvertrag zugestimmt wurde kommen wir zur nächsten Auswahl

Mit Microsoft Dynamics CRM 2011 können wir jetzt die Updates automatisch über das Update Center beziehen, so das wir uns nicht weiter um die aktualisierung der Clients kümmern müssen. Die Updates stehen ca. 20 Tage nach dem erscheinen des entsprechenden KB-Artikels und der möglichkeit, das Update manuell zu installieren, über Windows Update zur Verfügung.

Ich wähle hier immer automatische Updates aus, da es die Pflege der einzelnen Clients deutlich vereinfacht. Nachdem ihr eure Auswahl getroffen habt, wird die Schaltfläche “Weiter” freigegeben und wir gelangen zum nächsten Schritt.

Wird hier direkt “Jetzt installieren” angeklickt, wird sofort mit der Installation des Online-Clients für Microsoft Dynamics CRM 2011 begonnen.

Dabei werden alle benötigten Daten aus dem Internet geladen und auf dem Client installiert.

Zum jetzigen Zeitpunkt wird direkt der Outlook Client in der Version 5.0.9688.1561, also mit dem RU 7 bereitgestellt und installiert, das erspart netterweise das manuelle Downloaden und installieren der vorherigen Updates.

Über die Schaltfläche “Optionen” wird eine neue Zwischenseite eingeblendet, auf der ihr zwei Dinge einstellen könnt.

Zum einen kann ausgewählt werden, ob der Outlook Offline Client installiert werden soll, zum andern, wo die Dateien des Outlook Clients im Dateisystem gespeichert werden sollen.

Für die Offline-Funktionalität von Microsoft Dynamics CRM 2011 wird zusätzlich eine lokale Version des Microsoft SQL Servers Express Servers installiert.

Anschließend beginnt die Installation des Outlook Clients auf dem Rechner.

Nach wenigen Minuten ist dann die Installation des Clients abgeschlossen.

Nachdem nun der Outlook Client installiert wurde, kann gleich mit der Konfiguration des Clients weitergemacht werden. Diese beschreibe ich im nächsten Abschnitt.

Konfiguration Outlook Client

Die Konfiguration des Outlook Clients kann über

Start/Microsoft Dynamics CRM 2011/Konfigurations-Assistent aufgerufen werden.

Mit der Version 2011 unterstützt der Outlook Client beliebig viele Organisationen, wobei aber nur eine Organisation für die Synchronisation zwischen Outlook und CRM verwendet werden kann.

Wird derKonfigurationsassistent gestartet erscheint sofort das abgebildete Formular, da wird noch keine Organisation eingerichtet haben.

CRM Online ist automatisch ausgewählt und wir können direkt den Button “Verbindung testen…” drücken.

Dieser prüft nun, ob wir bereits mit einer Windows LiveID angemeldet sind. Ist dies nicht der Fall, zeigt der Assistent die untenstehende Maske an, um die Daten abzufragen.

Nachdem wir unsere Windows Live ID und das dazugehörige Kennwort eingegeben haben, wird der Button “OK” freigegeben.

Durch das drücken des OK-Buttons verbindet dich der Assistent mit dem Rechenzentrum von Microsoft und fragt nach, ob es eine CRM Organisation für diese Windows LiveID im Rechenzentrum gibt.

Nachdem das Rechenzentrum die CRM Organisation ermittelt hat, wird diese direkt an den Assistenten zurückgemeldet und von ihm angezeigt.

Sollten wir die falsche Windows LiveID eingetragen haben, können wir diese jetzt noch über den Button “Ändern…” anpassen und dann die Daten erneut abfragen.

Durch das Bestätigen der Angaben mit dem Button “OK” wird die CRM Organisation im Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client eingerichtet.

Nachdem die Organisation eingerichtet wurde, wird die ausgewählte Organisation im Assistenten angezeigt.

Starten wir anschließend Outlook, wird uns unsere CRM Organisation innerhalb von Outlook angezeigt und wir können das CRM nun zusammen mit Outlook nutzen.

Fazit

Die Installation und Konfiguration eines neuen Computers mit dem Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client gestaltet sich dank der Assistenten sehr einfach und schnell auch durch nicht so erfahrene Benutzer durchzuführen.

Damit die Anmeldung über den Outlook Client funktioniert, muss sich ein Benutzer von Microsoft Dynamics CRM 2011 erst einmal über den Webclient anmelden. Dieser kleie Umweg ist nötig, damit der Benutzer den Nutzungsbestimmungen von Microsoft Dynamics CRM 2011 Online zustimmen kann.

Ausblick

Im dritten und vorläufig letzten Teil meiner kleinen Reihe zum Thema Microsoft Dynamics CRM 2011 Online werde ich dann über  meine Erfahrungen mit der täglichen Arbeit mit Outlook und CRM, der Aboverwaltung, dem Support und so weiter berichten.

CRM 2011 – Erfahrungsbericht Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, Teil 1

Heute möchte ich eine kleine Artikelserie über meine persönlichen Erfahrungen mit Microsoft Dynamics CRM 2011 Online starten.

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics CRM 2011 hat Microsoft auch den Cloud Dienst Microsoft Dynamics CRM Online in Deutschland eingeführt.
In Amerika und Kanada gibt es diesen Dienst schon seit der Version 4.0 und als Europäer konnte man nur neidisch nach Amerika sehen und sich immer wieder mal einen Testaccount anlegen, um die neuen Features und Funktionen, die wahrscheinlich mit einem RollupUpdate für die OnPremise Versionen kommen werden, Online anzusehen.

Die Teile dieser kleinen Serie werden sich folgendermaßen gliedern:

• Teil 1: Zugang beantragen und erste Eindrücke
• Teil 2: Outlook Client und CRM Online
• Teil 3: Arbeiten mit CRM Online, Abo verwalten, Datensicherheit, Marketplace, Communitys, Support

CRM Organisation beantragen und einrichten
Beginnen wir nun mit dem Teil 1, der Beantragung des Testaccounts und die ersten Eindrücke.

Um in den Genuss von Microsoft Dynamics CRM Online zu gelanngen muss zuerst einmal ein Zugang beantragt werden. Für diesen wird eine Windows LiveID benötigt, die Ihr entweder schon habt oder aber während der Registrierung direkt neu erstellen könnt.
Wie in der Cloud üblich, geschieht dies alles Online. Über die URL http://msft.it/dynamics-crm-online-testen gelangt man direkt zur deutschen Startseite von Microsoft Dynamics CRM Online.
Im rechten Bereich wird gleich die Kostenlose 30-Tage Testversion angeboten. Nach einem Click auf die Schaltfläche “Steigen Sie ein” gelangt man zu der nebenstehend abgebildeten Seite, die eine Kurzinformation über die Vorteiler der Testversion und auch direkt hilfreiche Links zum CRM enthält. Die Testversion ist wirklich völlig kostenlos, es werden weder Kreditkarteninformationan abgefragt noch müssen irgend welche Rechnungsdaten hinterlegt werden. Ich selbst habe schon über 100 Systeme angelegt und für Präsentationen und/oder kleinere Programmierungen genutzt ohne irgend etwas dafür zahlen zu müssen.
Wird nun die Schaltfläche “MELDEN SIE SICH JETZT AN!” betätigt, startet direkt der Assistent, der den Anwender durch den wirklich einfachen und schnellen Anmeldeprozess führt.

Zuerst muss die Email Adresse eingegeben werden, unter der diese Organisation angelegt werden soll.
Dieser Benutzer wird am Anfang der Administrator sein, mit dem die zusätzlichen Benutzer im CRM angelegt werden. Nachdem es mindestens einen weiterren Administrator für das CRM System gibt, kann dieser Benutzer deaktiviert werden, wenn er nicht mehr benötigt wird. Das löschen eines Benutzers ist in CRM Online, genau wie in CRM OnPremise, nicht möglich. Es ist also nicht kriegsentscheident, mit welcher Email Adresse die CRM Organisation beantragt wird.

War dieser Benutzer noch nicht mit seiner Windows Live ID angemeldet, erscheint jetzt der Anmeldebildschirm von Windows LiveID. Gibt es keine gültige Windows LiveID für die eingegebene Email-Adresse, erscheint automatisch die Seite zum anlegen einer neuen Windows LIveID. Egal welche der beiden Seiten erschienen ist, wird nach der erfolgreichen Anmeldung über die Windows LiveID der 2. Schritt des Assistenten angezeigt.

Dieser Schritt fordert den Benutzer auf, den Vertragsbedingungen von Microsoft Dynamics CRM zuzustimmen. Nur wenn der entsprechende Haken gesetzt ist, wird der Weiter-Button freigegeben, der den Anwender zur dritten und letzten Seite des Assistenten führt.

Auf diesem Formular müssen jetzt die Daten des aktuellen Benutzers und vor allem der Firmenname eingegeben werden. Mit dem Firmennamen wird automatisch die URL erzeugt, die hinterher zu dieser CRM Organisation führt. Wird als Firmennamen “Test” eingegeben, versucht der Assistent automatisch eine Organisation anzulegen, die unter der URL https://test.crm4.dynamics.com erreicht werden kann. Ist der Name test schon belegt, wird einfach eine Zahl zu diesem Namen hinzugefügt, also test1. Ist auch diese nicht verfügbar, wird die Zahl so lange um eins erhöht, bis eine freie URL gefunden wurde.
Es erfolgt keinerlei Hinweis oder Warnung, wenn die URL bereits vergeben wurde, sie wird einfach generiert. An dieser Stelle wäre es schön wenn es ein kleines Tool gäbe, mit der die Verfügbarkeit der URL im Vorfeld getestet werden könnte.
Bei der Eingabe des Firmennamens sollte deshalb mit größter Vorsicht und Umsicht vorgegangen werden, da eine nachträgliche Änderung der URL nicht mehr möglich ist.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche “Fertig stellen” wird die Organisation eingerichtet.
Bei mir hat die Einrichtung nicht mal eine Minute gedauert, was zeigt, dass sich die Investitionen von Microsoft in das Rechenzentrum ausgezahlt haben. Im letzten Jahr hat die Einrichtung einer Organisation noch über eine Stunde gedauert.

Nachdem die Organisation nun eingerichtet ist, können wir direkt über den Button “CRM Online starten” die neue Organisation aufrufen.

Erste Eindrücke
Die Beantragung lief ja nun wirklich erstaunlich reibungslos und schnell durch, so dass ich hier schon zu den ersten Eindrücken über das System komme.
Der Aufbau der Seiten erfolgt zügig ohne spürbare Verzögerungen genauso schnell, wie auch auf einem gut eingerichteten OnPremise System. Es sind die gleichen Funktionen und Möglichkeiten enthalten, wie OnPremise, lediglich in der Verwaltung gibt es zusätzliche Menüpunkte für die Verwaltung des Abos.
Auch die Installation von PlugIns oder Tools von Drittanbietern geschieht wie bei OnPremise Systemen. Allerdings gibt es einige Tools von Drittanbietern, die noch nicht für die Onlineversion von Microsoft Dynamics CRM 2011 zur Verfügung stehen.

Ich selbst nutzte Microsoft Dynamics CRM 2011 Online jetzt seit etwas über einem Jahr und muss sagen, dass ich diesen Schritt nie bereut habe. Obwohl ich den Offline-Client installiert habe, liegt meine letzte, bewusste Synchronisation schon Monate zurück. Im täglichen Betrieb merke ich weder in meinem Büro, noch bei einem Kunden mit Internetanschluss, dass der Server nicht nebenan im Serverraum steht.
Im Gegenteil, dadurch, dass es sich eh um eine Online Lösung handelt, musste ich weder etwas in meiner Firewall, noch etwas auf dem CRM Server instalieren, um immer auf das System zugreifen zu können. Wer schon einmal eine CRM 2011 OnPremise Installation mit der Claim Based Authentifikation über mehrere Firewalls, Domänen und/oder mit dem ISA Server eingerichtet hat, weiß, wovon ich rede.

Damit möchte ich heute den ersten Teil meines Erfahrungsberichtes über Microsoft Dynamics CRM 2011 beenden und auf den zweiten Teil verweisen, indem ich Euch über meine Erfahrungen mit der Installation, Einrichtung und der Arbeit mit dem Outlook Client berichten möchte.
Im dritten Teil werde ich dann über die tägliche Arbeit mit Microsoft Dynamics CRM Online, die Verwaltung des Abos, Hilfen rund um das Thema Dynamics CRM und so weiter berichten.

Wahl in die Microsoft Dynamics Most Influential People Top 100

Dieses Jahr bin ich in die Microsoft Dynamics Most Influential People Top 100 gewählt worden.

Vielen Dank an alle, die mich gewählt haben.

Zur aktuellen Liste geht es hier.

CRM 2011 – UR8 ist jetzt verfügbar

Heute ist das UR8 für Microsoft Dynamics CRM 2011 erschienen.
Wie bereits das UR7 ist das Update nicht kumulativ. Vor dem UR8 muss also das UR6 installiert werden.
URL zum KB-Artikel für dieses Rollup: http://support.microsoft.com/?kbid=2600644
URL zum direkten Download der Dateien: http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?familyid=f72b8001-2bd3-4a21-8845-d0f284dc21b6

Nachtrag: Da ich mehrfach darauf angesprochen wurde, das UR8 ist nicht gleichzusetzen mit dem Release 8 für Microsoft Dynamics CRM 2011, Release 8 wird mit UR9 kommen.

CRM 2011 – Freigegebene URLs für Microsoft Dynamics CRM Online

Damit alle Funktionen in Microsoft Dynamics CRM Online fehlerfrei funktionieren, muss der Client eine ganze Reihe von URLs erreichen können. Sind eine oder mehrere dieser URLs geblockt, funktioniert entweder die Anmeldung am CRM erst gar nicht oder aber irgend eine andere Funktion innerhalb des CRM System macht Probleme.

Anbei findet ihr eine Liste mit allen URLs, die für eine CRM Organisation in Europa freigeben sein müssen, bzw. nicht geblockt werden dürfen:

http://clientconfig.passport.net/ppcrlconfig.bin

https://login.live.com

https://signin.crm4.dynamics.com

https://<Organisationsname>.crm4.dynamics.com

https://dev.crm4.dynamics.com

https://<Organisationsname>.api.crm4.dynamics.com

http://disco.crm4.dynamics.com

http://dynamicscrmemea.accesscontrol.windows.net

http://crl.microsoft.com/pki/crl/products/microsoftrootcert.crl

https://rc.crm.dynamics.com

https://online.dynamics.com

https://mbs.microsoft.com

https://go.microsoft.com

https://help.crm4.dynamics.com

Und anbei noch der Link zum Original Artikel von Microsoft: Unblock URLs required for Microsoft Dynamics CRM Online

CRM 2011 – Logs von abgeschlossenen Workflowaufträgen automatisch löschen

Im CRM 2011 gibt es eine von vielen Administratoren und Systemanpassern gewünschte Funktion, um erfolgreich abgeschlossene Worklflowaufträge automatisch zu löschen.
Ihr findet diese Einstellung auf dem Reiter Administration innerhalb des Workflow-Designers.

Beachtet aber, das damit auch die Historie in den einzelnen Entitäten für diesen Workflow verlorengeht, wenn er aus dem Log gelöscht wird. Ihr könnt also am Datensatz nicht mehr erkennen, ob dieser durch den Workflow geändert wurde.