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CRM 2011 – Erfahrungsbericht Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, Teil 1

Heute möchte ich eine kleine Artikelserie über meine persönlichen Erfahrungen mit Microsoft Dynamics CRM 2011 Online starten.

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics CRM 2011 hat Microsoft auch den Cloud Dienst Microsoft Dynamics CRM Online in Deutschland eingeführt.
In Amerika und Kanada gibt es diesen Dienst schon seit der Version 4.0 und als Europäer konnte man nur neidisch nach Amerika sehen und sich immer wieder mal einen Testaccount anlegen, um die neuen Features und Funktionen, die wahrscheinlich mit einem RollupUpdate für die OnPremise Versionen kommen werden, Online anzusehen.

Die Teile dieser kleinen Serie werden sich folgendermaßen gliedern:

  • Teil 1: Zugang beantragen und erste Eindrücke
  • Teil 2: Outlook Client und CRM Online
  • Teil 3: Arbeiten mit CRM Online, Abo verwalten, Datensicherheit, Marketplace, Communitys, Support

CRM Organisation beantragen und einrichten
Beginnen wir nun mit dem Teil 1, der Beantragung des Testaccounts und die ersten Eindrücke.

Um in den Genuss von Microsoft Dynamics CRM Online zu gelanngen muss zuerst einmal ein Zugang beantragt werden. Für diesen wird eine Windows LiveID benötigt, die Ihr entweder schon habt oder aber während der Registrierung direkt neu erstellen könnt.
Wie in der Cloud üblich, geschieht dies alles Online. Über die URL http://msft.it/dynamics-crm-online-testen gelangt man direkt zur deutschen Startseite von Microsoft Dynamics CRM Online.
Im rechten Bereich wird gleich die Kostenlose 30-Tage Testversion angeboten. Nach einem Click auf die Schaltfläche “Steigen Sie ein” gelangt man zu der nebenstehend abgebildeten Seite, die eine Kurzinformation über die Vorteiler der Testversion und auch direkt hilfreiche Links zum CRM enthält. Die Testversion ist wirklich völlig kostenlos, es werden weder Kreditkarteninformationan abgefragt noch müssen irgend welche Rechnungsdaten hinterlegt werden. Ich selbst habe schon über 100 Systeme angelegt und für Präsentationen und/oder kleinere Programmierungen genutzt ohne irgend etwas dafür zahlen zu müssen.
Wird nun die Schaltfläche “MELDEN SIE SICH JETZT AN!” betätigt, startet direkt der Assistent, der den Anwender durch den wirklich einfachen und schnellen Anmeldeprozess führt.


Zuerst muss die Email Adresse eingegeben werden, unter der diese Organisation angelegt werden soll.
Dieser Benutzer wird am Anfang der Administrator sein, mit dem die zusätzlichen Benutzer im CRM angelegt werden. Nachdem es mindestens einen weiterren Administrator für das CRM System gibt, kann dieser Benutzer deaktiviert werden, wenn er nicht mehr benötigt wird. Das löschen eines Benutzers ist in CRM Online, genau wie in CRM OnPremise, nicht möglich. Es ist also nicht kriegsentscheident, mit welcher Email Adresse die CRM Organisation beantragt wird.

War dieser Benutzer noch nicht mit seiner Windows Live ID angemeldet, erscheint jetzt der Anmeldebildschirm von Windows LiveID. Gibt es keine gültige Windows LiveID für die eingegebene Email-Adresse, erscheint automatisch die Seite zum anlegen einer neuen Windows LIveID. Egal welche der beiden Seiten erschienen ist, wird nach der erfolgreichen Anmeldung über die Windows LiveID der 2. Schritt des Assistenten angezeigt.


Dieser Schritt fordert den Benutzer auf, den Vertragsbedingungen von Microsoft Dynamics CRM zuzustimmen. Nur wenn der entsprechende Haken gesetzt ist, wird der Weiter-Button freigegeben, der den Anwender zur dritten und letzten Seite des Assistenten führt.


Auf diesem Formular müssen jetzt die Daten des aktuellen Benutzers und vor allem der Firmenname eingegeben werden. Mit dem Firmennamen wird automatisch die URL erzeugt, die hinterher zu dieser CRM Organisation führt. Wird als Firmennamen “Test” eingegeben, versucht der Assistent automatisch eine Organisation anzulegen, die unter der URL https://test.crm4.dynamics.com erreicht werden kann. Ist der Name test schon belegt, wird einfach eine Zahl zu diesem Namen hinzugefügt, also test1. Ist auch diese nicht verfügbar, wird die Zahl so lange um eins erhöht, bis eine freie URL gefunden wurde.
Es erfolgt keinerlei Hinweis oder Warnung, wenn die URL bereits vergeben wurde, sie wird einfach generiert. An dieser Stelle wäre es schön wenn es ein kleines Tool gäbe, mit der die Verfügbarkeit der URL im Vorfeld getestet werden könnte.
Bei der Eingabe des Firmennamens sollte deshalb mit größter Vorsicht und Umsicht vorgegangen werden, da eine nachträgliche Änderung der URL nicht mehr möglich ist.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche “Fertig stellen” wird die Organisation eingerichtet.
Bei mir hat die Einrichtung nicht mal eine Minute gedauert, was zeigt, dass sich die Investitionen von Microsoft in das Rechenzentrum ausgezahlt haben. Im letzten Jahr hat die Einrichtung einer Organisation noch über eine Stunde gedauert.


Nachdem die Organisation nun eingerichtet ist, können wir direkt über den Button “CRM Online starten” die neue Organisation aufrufen.

Erste Eindrücke
Die Beantragung lief ja nun wirklich erstaunlich reibungslos und schnell durch, so dass ich hier schon zu den ersten Eindrücken über das System komme.
Der Aufbau der Seiten erfolgt zügig ohne spürbare Verzögerungen genauso schnell, wie auch auf einem gut eingerichteten OnPremise System. Es sind die gleichen Funktionen und Möglichkeiten enthalten, wie OnPremise, lediglich in der Verwaltung gibt es zusätzliche Menüpunkte für die Verwaltung des Abos.
Auch die Installation von PlugIns oder Tools von Drittanbietern geschieht wie bei OnPremise Systemen. Allerdings gibt es einige Tools von Drittanbietern, die noch nicht für die Onlineversion von Microsoft Dynamics CRM 2011 zur Verfügung stehen.

Ich selbst nutzte Microsoft Dynamics CRM 2011 Online jetzt seit etwas über einem Jahr und muss sagen, dass ich diesen Schritt nie bereut habe. Obwohl ich den Offline-Client installiert habe, liegt meine letzte, bewusste Synchronisation schon Monate zurück. Im täglichen Betrieb merke ich weder in meinem Büro, noch bei einem Kunden mit Internetanschluss, dass der Server nicht nebenan im Serverraum steht.
Im Gegenteil, dadurch, dass es sich eh um eine Online Lösung handelt, musste ich weder etwas in meiner Firewall, noch etwas auf dem CRM Server instalieren, um immer auf das System zugreifen zu können. Wer schon einmal eine CRM 2011 OnPremise Installation mit der Claim Based Authentifikation über mehrere Firewalls, Domänen und/oder mit dem ISA Server eingerichtet hat, weiß, wovon ich rede.

Damit möchte ich heute den ersten Teil meines Erfahrungsberichtes über Microsoft Dynamics CRM 2011 beenden und auf den zweiten Teil verweisen, indem ich Euch über meine Erfahrungen mit der Installation, Einrichtung und der Arbeit mit dem Outlook Client berichten möchte.
Im dritten Teil werde ich dann über die tägliche Arbeit mit Microsoft Dynamics CRM Online, die Verwaltung des Abos, Hilfen rund um das Thema Dynamics CRM und so weiter berichten.

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