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CRM 2011 – Erfahrungsbericht Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, Teil 2

Im ersten Teil meiner kleinen Serie habe ich euch von der Beantragung des Testzuganges und den ersten Erfahrungen mit Microsoft Dynamics CRM 2011 berichtet.
Im zweiten Teil möchte ich euch nun von meinen Erfahrungen mit der Installation des Outlook Clients und der Einrichtung in Outlook berichten.

Installation Outlook Client

Der Outlook Client kann am einfachsten über den entsprechenden Button im CRM geladen und installiert werden. Er wid den Benutzern von Microsoft Dynamics CRM im Web Client angezeigt, sofern diese Anzeige nicht durch den Administrator abgeschaltet wurde.

Das Verwenden dieses Buttons bedeutet allerdings, das sich jeder Benutzer die benötigten Daten einzeln aus dem internet lädt. Dies kann bei vielen gleichzeitigen Benutzern oder einer nicht so schnellen Internetverbindung schon einmal zu Problemen führen. In so einem Fall sollte der Administrator die entsprechenden Dateien einmal downloaden und dann den Benutzern zur Verfügung stellen.

Das Ein- und Ausschalten dieser Anzeige geschieht unter dem Menüpunkt Einstellungen/System/Verwaltung/ Systemeinstellungen auf dem Reiter Outlook.


Nachdem die Installation gestartet wurde, muss zuerst ein temporärer Speicherort für die herunterzuladenden Dateien ausgewählt werden.

Anschließend startet dann die Installation der Outlook Clients. Nachdem dem Lizenzvertrag zugestimmt wurde kommen wir zur nächsten Auswahl

Mit Microsoft Dynamics CRM 2011 können wir jetzt die Updates automatisch über das Update Center beziehen, so das wir uns nicht weiter um die aktualisierung der Clients kümmern müssen. Die Updates stehen ca. 20 Tage nach dem erscheinen des entsprechenden KB-Artikels und der möglichkeit, das Update manuell zu installieren, über Windows Update zur Verfügung.

Ich wähle hier immer automatische Updates aus, da es die Pflege der einzelnen Clients deutlich vereinfacht. Nachdem ihr eure Auswahl getroffen habt, wird die Schaltfläche “Weiter” freigegeben und wir gelangen zum nächsten Schritt.

Wird hier direkt “Jetzt installieren” angeklickt, wird sofort mit der Installation des Online-Clients für Microsoft Dynamics CRM 2011 begonnen.

Dabei werden alle benötigten Daten aus dem Internet geladen und auf dem Client installiert.

Zum jetzigen Zeitpunkt wird direkt der Outlook Client in der Version 5.0.9688.1561, also mit dem RU 7 bereitgestellt und installiert, das erspart netterweise das manuelle Downloaden und installieren der vorherigen Updates.

Über die Schaltfläche “Optionen” wird eine neue Zwischenseite eingeblendet, auf der ihr zwei Dinge einstellen könnt.

Zum einen kann ausgewählt werden, ob der Outlook Offline Client installiert werden soll, zum andern, wo die Dateien des Outlook Clients im Dateisystem gespeichert werden sollen.

Für die Offline-Funktionalität von Microsoft Dynamics CRM 2011 wird zusätzlich eine lokale Version des Microsoft SQL Servers Express Servers installiert.

Anschließend beginnt die Installation des Outlook Clients auf dem Rechner.

Nach wenigen Minuten ist dann die Installation des Clients abgeschlossen.

Nachdem nun der Outlook Client installiert wurde, kann gleich mit der Konfiguration des Clients weitergemacht werden. Diese beschreibe ich im nächsten Abschnitt.

Konfiguration Outlook Client

Die Konfiguration des Outlook Clients kann über

Start/Microsoft Dynamics CRM 2011/Konfigurations-Assistent aufgerufen werden.

Mit der Version 2011 unterstützt der Outlook Client beliebig viele Organisationen, wobei aber nur eine Organisation für die Synchronisation zwischen Outlook und CRM verwendet werden kann.

Wird derKonfigurationsassistent gestartet erscheint sofort das abgebildete Formular, da wird noch keine Organisation eingerichtet haben.

CRM Online ist automatisch ausgewählt und wir können direkt den Button “Verbindung testen…” drücken.

Dieser prüft nun, ob wir bereits mit einer Windows LiveID angemeldet sind. Ist dies nicht der Fall, zeigt der Assistent die untenstehende Maske an, um die Daten abzufragen.

Nachdem wir unsere Windows Live ID und das dazugehörige Kennwort eingegeben haben, wird der Button “OK” freigegeben.

Durch das drücken des OK-Buttons verbindet dich der Assistent mit dem Rechenzentrum von Microsoft und fragt nach, ob es eine CRM Organisation für diese Windows LiveID im Rechenzentrum gibt.

Nachdem das Rechenzentrum die CRM Organisation ermittelt hat, wird diese direkt an den Assistenten zurückgemeldet und von ihm angezeigt.

Sollten wir die falsche Windows LiveID eingetragen haben, können wir diese jetzt noch über den Button “Ändern…” anpassen und dann die Daten erneut abfragen.

Durch das Bestätigen der Angaben mit dem Button “OK” wird die CRM Organisation im Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client eingerichtet.

Nachdem die Organisation eingerichtet wurde, wird die ausgewählte Organisation im Assistenten angezeigt.

Starten wir anschließend Outlook, wird uns unsere CRM Organisation innerhalb von Outlook angezeigt und wir können das CRM nun zusammen mit Outlook nutzen.

Fazit

Die Installation und Konfiguration eines neuen Computers mit dem Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client gestaltet sich dank der Assistenten sehr einfach und schnell auch durch nicht so erfahrene Benutzer durchzuführen.

Damit die Anmeldung über den Outlook Client funktioniert, muss sich ein Benutzer von Microsoft Dynamics CRM 2011 erst einmal über den Webclient anmelden. Dieser kleie Umweg ist nötig, damit der Benutzer den Nutzungsbestimmungen von Microsoft Dynamics CRM 2011 Online zustimmen kann.

Ausblick

Im dritten und vorläufig letzten Teil meiner kleinen Reihe zum Thema Microsoft Dynamics CRM 2011 Online werde ich dann über  meine Erfahrungen mit der täglichen Arbeit mit Outlook und CRM, der Aboverwaltung, dem Support und so weiter berichten.

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