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Kontakte synchronisieren, von denen ich nicht der Besizter bin

In den Foren gibt es immer wieder die Frage, wie ich die Kontakte andere Besitzer im CRM mit meinem Outlook synchronisieren kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu realisieren, wobei sich aber in der Praxis die folgende Lösung bei meinen Kunden als die einfachste und flexibelste Lösung bewährt hat.

Bei dieser Lösung wird eine neue Beziehung zwischen dem Kontakt und dem Benutzer hergestellt. Der Benutzer muss sich dann nur noch bei den Kontakten, die er synchronisieren möchte, in dieser neuen Beziehung eintragen und die Einstellungen für seine lokale Daten entsprechend ändern, schon wird der Kontakt bei der nächsten Synchronisation mit übernommen.

Folgende Schritte müssen für diese Lösung im CRM vorgenommen werden:

  • Unter Einstellungen/Anpassung die Entität Kontakte auswählen und öffnen
  • Den Punkt n:n Beziehungen auswählen
  • Neue n:n Beziehung auswählen
  • als verknüpfte Entität die Entität Benutzer auswählen
  • Als Anzeigename verwende ich immer „Sync Partner“, was ich für beide Seiten eintrage, so wird der Name sowohl beim Kontakt als auch beim Benutzer so angezeigt.
  • Jetzt die Anpassung speichern und veröffentlichen, schon steht der neue Menüpunkt bereit, unter dem sich die Benutzer eintragen können.

Damit die Kontakte jetzt synchronisiert werden, müssen noch die Einstellungen der lokalen Daten bei den Benutzern geändert werden.

Dazu innerhalb von Outlook die folgenden Schritte durchführen:

  • den Menüpunkt CRM/Lokale Datengruppen ändern aufrufen
  • Eine neue Datengruppe für Kontakt anlegen und dieser Einstellungen vornehmen
  • Diese Konfiguration unter dem Namen SyncPartner speichern
  • Als Ergebnis gibt es nun zwei Einträge für Kontakte unter den lokalen Daten und das Ergebnis beider Abfragen wird synchronisiert

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  1. Thomas Kluge
    31. Juli 2011 um 14:19

    Leider ist diese Lösung nicht für CRM 2011 geeignet. Ich kann leider die Einstellung „lokale Datengruppen“ nicht finden.

    • 31. Juli 2011 um 18:44

      Hallo,
      selbstserständlich funktioniert das auch unter CRM2011. Dort nennen sich die lokalen Datengruppen jetzt Offlinefilter, was auch eindeutiger ist.

  2. 13. September 2011 um 14:08

    Hallo wie kann man die bidirektionale Synchronisation in eine unidirektionale Datenübertragung ändern? Mit anderen Worten sollen die Kontaktdaten aus dem CRM der Firma zwar in die Outlook-Kontakte der Mitarbeiter übertragen, dortige Änderungen aber nicht zurück ins CRM synchronisiert werden.
    Was tun?

  3. beco
    6. Februar 2012 um 14:25

    Hallo Michael
    Bin schon treuer Jünger Deines Blogs und msdynamics.de. Danke schon mal für Deine Arbeit, wirklich super.
    Was mich aktuell beschäftigt: Kann ich meine „VIP“ unter den Kontakten aus CRM synchroniseiren (also nur 20 selektive Kontakte statt meine 200 my contacts)?
    Gruss ädu

    • 6. Februar 2012 um 14:56

      Hallo Adrian,

      vielen Dank für das Lob🙂

      Jetzt aber zu deiner Frage. Du musst nur die Filtereinstellungen für die Synchronisation zwischen CRM und Outllok so anpassen, das nur noch die Kontakte mit dem VIP-Kennzeichen synchronisiert werden. Alternativ kannst du dich auch an obigen Artikel halten und dich bei allen VIPs als Sync-Partner eintragen.

      Gruss Michael Sulz

  4. Mike
    15. Februar 2012 um 09:27

    Hallo,
    die Lösung funktioniert soweit, allerdings würden wir gerne auch alle Aktivitäten des Kontaktes sehen. Hier habe ich keine Offlinefilertung hin bekommen, die das realisiert.
    Aktivitäten als solches tauchen nicht auf, bei E-Mails ist es mir nicht gelungen einen Filter zu erstellen der alle Mails berücksichtigt, da die Verbindung zum Kontakt oft indirekt ist.
    Gibt es dafür eine einfache Lösung?
    VG
    Mike

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