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Regel bei der Synchronisierung von Kontakten zwischen CRM und Outlook

Wie ja jedem bekannt sein würde können Kontakte zwischen CRM und Outlook Synchronisiert werden.
Was aber immer wieder für Verwirrung sorgt ist die Frage, wann wird was zwischen Outlook und dem CRM synchronisiert und was passiert, wenn ich einen Kontakt in Outlook oder dem CRM lösche. In der folgenden Aufstellung habe ich mal versucht, die Zusammenhänge darzustellen.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird in Outlook bearbeitet

    Die geänderten Daten werden mit dem CRM synchronisiert und der Kontakt im CRM wird dabei aktualisiert.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde,  wird im CRM bearbeitet

    Die geänderten Daten werden mit Outlook synchronisiert und der Kontakt wird dabei in Outlook aktualisiert.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde,  wird im CRM deaktiviert

    Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde,  wird im CRM gelöscht

    Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde,  wird in Outlook gelöscht

    Der gelöschte Kontakt verbleibt im CRM und wird dort nicht gelöscht oder deaktiviert.

Ein synchronisierter Kontakt, der im CRM erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht

    Der Kontakt wird aus meinen Outlook-Kontakten entfernt.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht

    Der Kontakt verbleibt in meinen Outlook Kontakten. Eine Änderung in meinem Outlook Kontakt wird weiterhin mit dem CRM synchronisiert, ebenso wird eine Änderung des Kontaktes im CRM den Kontakt in meinem Outlook synchronisieren.

Ihr seht also, ob ein Kontakt zwischen CRM und Outlook synchronisiert wird oder nicht hängt nicht nur davon ab, wie die Synchronisierungsregeln eingestellt sind sondern auch davon, ob der Kontakt durch die Synchronisation in meinen Outlook-Kontakten angelegt worden ist oder nicht.
Ich achte in meinen Projekten immer darauf, dass das CRM das führende System für die Kontakte wird und die Kontakte immer erst im CRM angelegt werden, bevor sie mit dem Outlook der Benutzer synchronisiert werden. So kann immer klar definiert werden was passiert, wenn ein Kontakt im Outlook und/oder CRM verändert bzw. gelöscht wird.

  1. Denis Reinhardt
    7. September 2012 um 12:38

    Hallo, ich habe mal eine Frage. Was passiert wenn ich z.B. einen Herr Robert Müller sowohl im CRM als auch in Outlook habe, dann synchronisiere? Habe ich dann zwei mal Robert Müller oder zeigt es mir an das diese Person schon vorhanden ist, oder überschreibt er den Kontakt aus dem CRM mit dem aus Outlook?

    Sie würden mir sehr weiterhelfen.

    Mit freundlichem Gruß

    Denis Reinhardt

  2. Ferdinand
    4. September 2013 um 10:18

    Hallo Michael,

    ich habe einen Kontakt, den ich initial im CRM angelegt habe, und der auf Grund von bestimmten Bedingungen über einen Synchronisationsfilter im Outlook 2010 gelandet ist.

    Nun habe ich diesen im Outlook gelöscht. Wie Du beschrieben hast, bleibt dieser im CRM erhalten. Ist auch gut so, denn die Löschung im Outlook war „versehentlich“.
    Nun bekomme ich diesen Datensatz aber auch nicht mehr über die Synchronisation ins Outlook – selbst wenn ich die alle Synchronisationsbedingungen lösche und neu erfasse.

    Meine Frage: Wo merkt sich Outlook, dass der Kontakt schon einmal über die Synchronisation geliefert wurde und ich daher – trotz passender Bedingungen diesen nicht mehr bekomme. Kann ich so einen Eintrag „resetten“, damit ich ihn wieder synchronisieren kann oder muss ich ihn im CRM auch löschen und neu anlegen???

    Gruß

    Ferdinand

  3. Ferdinand
    17. November 2013 um 20:07

    Hallo Stefan, mir hat letztendlich nur geholfen, den Kontakt auch im CRM zu löschen und neu zu erfassen. Dann ging es.

    • Stefan
      18. November 2013 um 09:23

      Also es geht so:
      Outlook beenden. Unter User\appData\ … die CRM DBs in loacal und roaming löschen.
      Dann Outlook starten. Es werden dann alle Kontakte neu synchronisiert.

  4. 4. November 2015 um 09:41

    Hallo, wo kann man einstellen, dass der Sync nur unidirektional stattfindet, also Kontaktdaten nur vom CRM nach Outlook synchronisiert werden und nicht umgekehrt? Wir würden gern die CRM-Datenbank als führendes Medium etablieren; der Outlook Client überschreibt aber immer wieder aktuelle mit obsoleten Daten.

    • 4. November 2015 um 11:32

      Hallo Martin.

      die Synchronisation ist immer bidirektional.
      Im Moment fällt mir als Lösung nur ein, dem Benutzer kein Update Recht auf Kontakte im CRM zu geben, dann werden Änderungen in Outlook nicht im CRM gespeichert.

      Viele Grüße

      Michael Sulz

  5. 1. Dezember 2015 um 13:32

    Danke für die Antwort. Das Problem besteht nach wie vor. In Outlook (2010) gespeicherte Kontakte überschreiben (aktuellere) CRM-Kontakte (2013, on premise), und zwar alle über alle User, bei denen diese obsoleten Daten offline gespeichert sind. Warum merkt Outlook nicht, dass CRM über die aktuelleren Daten verfügt? Das ist wirklich ein Problem…

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