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Was bedeutet die Kaskadierung

Es kommt immer wieder zu Fragen und auch zu Missverständnissen über die Kaskadierung im CRM und was die einzelnen Möglichkeiten bedeuten.
Mit Kaskadierungen kann man im CRM das Verhalten der einzelnen Entitäten untereinander einstellen. Zu finden ist diese Möglichkeit in den Bezeihungen der jeweiligen Entitäten.

Um überhaupt die Kaskadierung einstellen zu können, muss der Verhaltenstyp auf „Konfigurierbare Kaskadierung“ umgestellt werden.

Danach sind die Picklisten für das Verhalten freigegeben und können geändert werden.

Aber was bedeuten die einzelnen Werte denn jetzt eigentlich? Ich versuche das einmal an ein paar Beispielen zu erläutern.

Fangen wir mit den Möglichkeiten für Zuweisen, Freigeben, Freigabe aufheben und Erneut überordnen an.

  • Alle kaskadieren
    Damit sind alle untergeordneten Datensätze von der Änderung betroffen, werden also ebenfalls geändert.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 mit den zugeordneten Kontakten Kontakt1 und Kontakt2 und weisen die Firma1 jetzt einem neuen Besitzer zu. Dadurch werden auch der Kontakt1 und der Kontakt2 dem neuen Besitzer der Firma1 zugewiesen.
    Hinweis: Im CRM ist dies die Standardeinstellung für fast alle Entitäten. Dieses Verhalten ist aber oft nicht gewünscht, da dadurch z.B. auch historische Datensätze einen neuen Besitzer bekommen, wenn sich der Besitzer des Kontaktes oder Leads ändert. Ist dieses Verhalten nicht gewünscht, sollten sie die Kaskadierung bei den entsprechenden Entitäten umstellen.
  • Aktive kaskadieren
    Mit dieser Einstellung sind nur alle aktiven Datensätze von der Kaskadierung betroffen, inaktive Datensätze werden nicht berücksichtigt.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 mit den zugeordneten Kontakten Kontakt1 und Kontakt2 und deaktivieren jetzt Kontakt2. Anschließend weisen wir der Firma1 einen neuen Besitzer zu. Dadurch erhält der Kontakt1 ebenfalls den neuen Besitzer, der Besitzer von Kontakt2 wird aber nicht verändert.
  • Kaskadieren, falls gleicher Besitzer
    In diesem Fall wirkt die Anpassung nur, wenn der Besitzer in beiden Datensätzen gleich ist.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 mit den zugeordneten Kontakten Kontakt1 und Kontakt2. Besitzer von Firma1 und Kontakt1 ist Benutzer1, Besitzer von Kontakt2 ist Benutzer2. Jetzt geben wir die Firma1 dem Benutzer3 frei, damit der diesen Datensatz sehen kann. Benutzer3 hat durch diese Einstellung jetzt das Recht, die Datensätze Firma1 und Kontakt1 zu sehen, aber nicht Kontakt2.
  • Nicht kaskadieren
    Ist eigentlich selbsterklärend. Durch diese Einstellung wird kein untergeordneter Datensatz geändert.

In der Pickliste Löschen kann nur zwischen „Alle kaskadieren“, „Verknüpfung entfernen“ und „Einschränken“ gewählt werden

  • Alle kaskadieren
    Siehe dazu die Beschreibung oben.
  • Verknüpfung entfernen
    Hiermit wird die Beziehung zwischen den verknüpften Datensätzen entfernt.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 mit den zugeordneten Kontakten Kontakt1 und Kontakt2 und löschen jetzt Firma1. Dann bleiben Kontkat1 und Kontakt2 erhalten, verlieren aber ihre Zuordnung zur Firma1.
  • Einschränken
    Damit kann der übergeordnete Datensatz nur gelöscht werden, wenn vorher alle untergeordneten Datensätze gelöscht werden.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 mit den zugeordneten Kontakten Kontakt1 und Kontakt2. Wenn wir jetzt Firma1 löschen wollen, müssen wir erst Kontakt1 und dann Kontakt2 löschen, erst danach können wir Firma1 löschen.

Die Pickliste Zusammenführen kann nicht über die Oberfläche geändert werden und ist immer schreibgeschützt.

Kommen wir jetzt zu den einzelnen Ereignissen.

  • Zuweisen
    Dieses Ereignis wird ausgelöst, wenn ein Datensatz einem anderen Benutzer zugewiesen wird.
  • Freigeben
    Wird ein Datensatz einem Team oder Benutzer freigegeben, wird dieses Ereignis ausgelöst.
  • Freigabe aufheben
    Wird die Freigabe wieder aufgehoben, löst dieses Ereignis aus.
  • Erneut überordnen
    Dieses Ereignis ist nicht so klar wie die anderen , obwohl es eine Grundfunktion des CRM-Systems darstellt und das CRM-System ohne dieses Ereignis nicht richtig funktionieren könnte. Es wird immer dann ausgelöst, wenn ein Datensatz erstellt oder geändert wird und sich dabei der übergeordnete Datensatz ändert bzw. einer hinzugefügt wird.
    Beispiel:
    Wir haben die Firma1 und erstellen jetzt innerhalb der Firma1 den Kontakt1. Diesem Kontakt wird beim erstellen automatisch die Firma1 als übergeordnete Firma zugeordnet. Durch diese Zuordnung wird beim Speichern von Kontakt1 das Ereignis ausgelöst.
  • Löschen
    Ist ja eigentlich selbsterklären. Wird beim löschen eines Datensatzes ausgelöst.
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