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Microsoft Dynamics CRM App für Outlook
Die Microsoft Dynamics CRM App für Outlook wird vollständig unterstützt von CRM Online 2016 und CRM OnPremise 2016 mit Update 1.0.
Links zu diesem Thema von Microsoft:
CRM App for Outlook User’s Guide (lightweight app)
Deploy CRM App for Outlook (lightweight app)
Blogartikel vom Microsoft Support zu diesem Thema mit einer Auflistung der bekannten Probleme:
CRM 2011 – Welche Felder werden zwischen CRM und Outlook abgeglichen
In den Foren gibt es immer wieder die Frage, wie die Felder eingestellt werden können, die zwischen CRM und Outlook abgeglichen werden.
Die Antwort ist sehr einfach, die Felder können nicht eingestellt werden, sie sind hart codiert.
Unter folgendem Link findet ihr eine Übersicht, welche Felder aktuell aus dem CRM mit welchen Feldern in Outlook abgeglichen werden.
CRM 2011 – mehr als 250 Datensätze anzeigen
Es gibt immer wieder mal die Anforderung, mehr als 250 Datensätze in einer Übersicht anzuzeigen.
Mit einem kleinen Trick ist das ohne Programmierung möglich. Ihr müsst dazu nur die gewünschte Sicht zusammenstellen, z.B. über die erweiterte Suche und diese dann im Outlook Client anpinnen. Durch das Anpinnen im Outlook Client werden alle Datensätze angezeigt, die der aktuellen Ansicht entsprechen.
Diesen Trick habe ich nicht selbst gefunden, sondern in diesem englischsprachigen Artikel gefunden.
CRM 2011 – ?utf-8 in den Mailadressen oder dem Anhang?
Wenn mit dem CRM System eine Mail verschickt wird kommt es manchmal vor, das die Mailadressen beim Empfänger nicht mehr richtig angezeigt werden.
Auch Anhänge, die Umlaute enthalten, sind beim Empfänger nicht zu lesen und werden nur als ?utf8…. angezeigt.
In beiden Fällen hilft dieser Patch von Microsoft weiter:
CRM 2011 – Outlook Configuration Troubleshooting Wizzard
Unter dieser URL hat Microsoft einen Wizzard veröffentlicht, mit dem die Konfiguration des Outlook Clients überprüft und mögliche Fehler analysiert werden können.
Er sollte für alle, die Probleme mit dem Outlook Client haben, die erste Anlaufstelle sein. Der Wizzard kann sowohl für OnPremise wie auch für CRM online verwendet werden.
Um die Weiterentwicklung des Tools zu unterstützen könnt ihr mir gerne eine Mail schreiben, wenn ihr der Meinung seit, dass irgendetwas noch nicht richtig geprüft wird. Ich werde diese dann an die entsprechenden Stellen bei Microsoft weiterleiten.
Regel bei der Synchronisierung von Kontakten zwischen CRM und Outlook
Wie ja jedem bekannt sein würde können Kontakte zwischen CRM und Outlook Synchronisiert werden.
Was aber immer wieder für Verwirrung sorgt ist die Frage, wann wird was zwischen Outlook und dem CRM synchronisiert und was passiert, wenn ich einen Kontakt in Outlook oder dem CRM lösche. In der folgenden Aufstellung habe ich mal versucht, die Zusammenhänge darzustellen.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird in Outlook bearbeitet
- Die geänderten Daten werden mit dem CRM synchronisiert und der Kontakt im CRM wird dabei aktualisiert.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird im CRM bearbeitet
- Die geänderten Daten werden mit Outlook synchronisiert und der Kontakt wird dabei in Outlook aktualisiert.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird im CRM deaktiviert
- Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird im CRM gelöscht
- Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird in Outlook gelöscht
- Der gelöschte Kontakt verbleibt im CRM und wird dort nicht gelöscht oder deaktiviert.
Ein synchronisierter Kontakt, der im CRM erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht
- Der Kontakt wird aus meinen Outlook-Kontakten entfernt.
Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht
- Der Kontakt verbleibt in meinen Outlook Kontakten. Eine Änderung in meinem Outlook Kontakt wird weiterhin mit dem CRM synchronisiert, ebenso wird eine Änderung des Kontaktes im CRM den Kontakt in meinem Outlook synchronisieren.
Ihr seht also, ob ein Kontakt zwischen CRM und Outlook synchronisiert wird oder nicht hängt nicht nur davon ab, wie die Synchronisierungsregeln eingestellt sind sondern auch davon, ob der Kontakt durch die Synchronisation in meinen Outlook-Kontakten angelegt worden ist oder nicht.
Ich achte in meinen Projekten immer darauf, dass das CRM das führende System für die Kontakte wird und die Kontakte immer erst im CRM angelegt werden, bevor sie mit dem Outlook der Benutzer synchronisiert werden. So kann immer klar definiert werden was passiert, wenn ein Kontakt im Outlook und/oder CRM verändert bzw. gelöscht wird.
Probleme bei der Konfiguration von Outlook und CRM 2011 Online
Es scheint immer wieder Probleme bei der Konfiguration von Microsoft Outlook für Windows CRM 2011 online zu geben.
Fast immer waren auf dem Rechner dann auch die Windows Live Essentials installiert.
In der Regel reicht es dann aus, eine Reparaturinstallation der Windows Live Essentials durchzuführen. Anschließend funktioniert die Konfiguration des Outlook Clients.
Mit dem UR1 ist dieses Problem behoben worden.
Anmelden an CRM 2011 mit dem Outlook Wizzard
Um sich mit Outlook an Microsoft Dynamics CRM 2011 Online anzumelden, wird dieses Tool (Windows Live ID-Anmelde-Assistent 6.5) von Microsoft benötigt, das die Windows LiveID mit einem lokalen Windows Benutzer verbindet. Das Tool muss vor dem ausführen des Assitenten installiert und eingerichtet werden.
CRM 4.0 – Outlook Client mit Benutzer aus anderer Domäne
In bestimmten Situationen kommt es vor, das sich der Benutzer nicht in der Domäne des CRM Systems befindet und es keine Vertrauensstellungen zwischen der Benutzerdomäne und der Domäne des CRM Systems gibt.
Da der Outlook Client sich aber automatisch mit dem angemeldeten Benutzer im CRM anmelden möchte, ist die gängige Lösung, eine IFD Konfiguration durchzuführen, um diesen Benutzern das Arbeiten mit dem Outlook Client zu ermöglichn.
Es gibt aber auch eine Möglichkeit, dies ohne den Einsatz von IFD zu realisieren. Dazu müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:
- Installation des Outlook-Clients auf dem Computer
- Ausführen der Konfiguration unter dem Benutzernamen des Clients in der CRM Domäne
- Dazu die Verknüpfung für den Benutzer auf den Konfigurationsassitenten wie folgt ändern
- C:\WINDOWS\system32\runas.exe /user:Domäne\User /netonly „C:\Programme\Microsoft Dynamics CRM\Client\ConfigWizard\Microsoft.Crm.Outlook.Diagnostics.exe“
- Jetzt muss noch das Passwort für die Anmeldung am CRM Server auf dem Client gespeichert werden
- Dies geht unter Systemsteuerung –> Benutzerkonto –> Reiter Erweitert –> Kennwörter verwalten
Das war es auch schon. Der Benutzer kann sich jetzt automatisch mit der richtigen Benutzerkennung am CRM Server anmelden.
CRM Leiste in Outlook verschwunden, was tun?
Die Konfiguration des Addin befindet sich je nach Office Version an folgender Stelle.
Das Vorgehen (siehe unten) bleibt das Gleiche.
Office 2003:
Outlook –> Extras –> Optionen –>Weitere –> Erweiterte Optionen –> COM Addins…
Office 2007:
Outlook –> Extras –> Vertrauensstellungscenter –> Add-Ins –> Verwalten: COM-Add-Ins Gehe zu…
Der Haken fehlt vor „Microsoft Dynamics CRM Outlook Addin“
1. „Microsoft Dynamics CRM Outlook Addin“ markieren & „Entfernen“ anklicken
2. „Hinzufügen“ anklicken
Als Pfad: „C:\Programme\Microsoft CRM\Client\bin\crmaddin.dll“ auswählen
Die CRM-Leiste initialisiert sich.
3. Alles mit OK schließen
Microsoft Dynamics CRM 